Interactieve voice response
Algemeen
IVR (Interactieve Voice Response) is een technologie die toelaat om gelijktijdig een groot aantal oproepen via een geautomatiseerd voice systeem te verwerken. De beller kiest via de toetsen op zijn telefoon of door spraakherkenning de gewenste informatie of afdeling. De Interactieve Voice Response biedt de mogelijkheid om standaardvragen te beantwoorden zonder menselijke tussenkomst zoals orderstatus of bijvoorbeeld het nagaan wat levertijden zijn.
Dit is uiteraard wel afhankelijk van de mogelijkheden van uw softwarepakket.
Voordelen
Informeer uw klanten over standaard zaken zonder daarbij kostbare medewerkers in te zetten.
Keuzemenu’s
Bijvoorbeeld: "kies 1 voor afdeling verkoop, kies 2 voor inkoop, indien u geen keuze maakt wordt u doorverbonden met de telefoniste"
Voice Mail
Bij niet opnemen of in gesprek een meldtekst genereren met mogelijkheid tot inspreken van een bericht.
Dit bericht is door te sturen naar een GSM of als een e-mailbericht versturen.
Speciale toepassingen
Het is mogelijk om tijdens sluitingstijden een meldtekst te laten horen gekoppeld aan het tijdstip en eventueel datum.
U kunt dan ook een keuzemogelijkheid voorleggen.
Voorbeeld 1
"Toets uw relatienummer in; toets nu het artikelnummer in dat uw wilt bestellen"
Voorbeeld 2
De IVR-oplossing stelt doelgerichte vragen.
Deze vragen worden met behulp van de druktoetsen van de telefoon of door middel van spraakherkenning beantwoord. De antwoorden op de gestelde vragen kunnen op basis van te voren opgenomen spraak of middels tekst naar spraak aan uw klant medegedeeld worden. De input kan direct aan uw database doorgegeven worden in een formaat die bij deze database past.
Automated Attendant
Bij bezet of niet opnemen van een binnenkomend telefoontje kan een automatische telefoniste worden ingezet die ervoor zorgt dat de lijn toch wordt beantwoord.
Voordelen
- Geen stress bij de telefoniste op piekmomenten bij de afhandeling van inkomende gesprekken.
- Bij inzet samen met een IVR hoeft de telefoniste minder gesprekken door te verbinden.
- Doordat er dan minder medewerkers nodig zijn om de inkomende gesprekken af te handelen is er een snelle terugverdientijd.
- De Return on Investment is in veel gevallen kortlopend.
- Verhoogde klanttevredenheid door optimalisatie van de bereikbaarheid.
- De binnenkomende gesprekken worden altijd beantwoord, ook tijdens piekmomenten.